Khi công nghệ tái định hình doanh nghiệp

Nếu trước đây, truyền thông doanh nghiệp chủ yếu xoay quanh email, các bảng tin, báo cáo bằng văn bản và các cuộc họp trực tiếp, thì ngày nay, các nền tảng kỹ thuật số đã tạo ra môi trường giao tiếp nhanh chóng, linh hoạt và đa chiều hơn bao giờ hết.

*Sự gắn kết bền chặt

Truyền thông nội bộ trong thời đại số mở ra rất nhiều cơ hội chiến lược cho doanh nghiệp. Sự thay đổi này mang đến những cơ hội “vàng” để doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ gắn kết mạnh mẽ. Khi được lắng nghe và tham gia, nhân viên sẽ cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó củng cố lòng trung thành và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp minh bạch, tin cậy. Dòng thông tin nhanh nhạy cũng là vũ khí lợi hại giúp ban lãnh đạo nắm bắt tâm tư nhân viên và định hướng dư luận kịp thời khi có khủng hoảng.

Để tận dụng hiệu quả những cơ hội mà công nghệ mang lại, nhiều tập đoàn toàn cầu đã xây dựng các mô hình truyền thông nội bộ hiện đại, đặt trọng tâm vào tính kết nối, minh bạch và phản hồi hai chiều.

Meta (công ty mẹ của Facebook) là một ví dụ điển hình với nền tảng Workplace by Meta, cho phép toàn bộ nhân viên từ lãnh đạo đến cấp thực thi trao đổi trực tiếp thông qua các nhóm, cuộc trò chuyện và video livestream. Nền tảng mạng xã hội dành riêng cho nội bộ doanh nghiệp này cũng đang được sử dụng rộng rãi tại các công ty như Starbucks, Nestlé hay Heineken. Theo dữ liệu từ Meta, các công ty sử dụng Workplace có tỷ lệ tương tác nội bộ tăng đến 34% trong năm đầu triển khai.

Microsoft cũng không nằm ngoài xu hướng này với hệ sinh thái Teams - nơi tích hợp hội thoại, chia sẻ tệp, quản lý dự án và họp trực tuyến chỉ trong một nền tảng duy nhất. Từ năm 2020 đến nay, Microsoft liên tục nâng cấp Teams với các tính năng phục vụ truyền thông tổ chức như Viva Engage - cho phép xây dựng cộng đồng nội bộ, thăm dò ý kiến, công nhận đóng góp của nhân viên một cách công khai.

Trong khi đó, Google nổi bật với chính sách "transparency" - truyền thông cởi mở, tạo điều kiện để nhân viên có thể đặt câu hỏi về mọi thứ cho cấp trên, kể cả những quyết định chiến lược gai góc nhất của công ty. Các buổi họp toàn công ty (TGIF) là nơi các nhà lãnh đạo cao nhất trực tiếp đối thoại và trả lời những câu hỏi đó. Chính sự minh bạch này đã xây dựng nên một niềm tin vững chắc, một môi trường làm việc khuyến khích tranh luận tự do để thúc đẩy đổi mới từ gốc rễ.

Không chỉ tạo môi trường tương tác, các nền tảng này còn giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả truyền thông. Từ dữ liệu lượt xem, tỷ lệ phản hồi, cho tới mức độ tham gia các chiến dịch nội bộ, doanh nghiệp có thể đưa ra điều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả.

Ở châu Á, Singapore nổi bật với hạ tầng số tiên tiến và chính sách quốc gia khuyến khích số hóa truyền thông doanh nghiệp. Các tập đoàn như DBS Bank ứng dụng AI để phân tích dữ liệu nội bộ, từ đó cá nhân hóa thông điệp truyền thông đến từng nhóm nhân viên. Trong khi đó, Nhật Bản kết hợp truyền thông nội bộ vào hệ thống quản trị chất lượng toàn diện. Các công ty như Toyota áp dụng mô hình truyền thông hiện trường, nơi ý kiến từ công nhân được đưa vào cải tiến quy trình, thông qua nền tảng số hóa.

Đáng chú ý, trong bối cảnh thế giới đang chuyển dịch sang xu hướng phát triển bền vững, nhiều tổ chức đang tận dụng truyền thông nội bộ để lan tỏa các giá trị xanh. Chẳng hạn như Unilever, thường xuyên tổ chức các chiến dịch nội bộ truyền cảm hứng về môi trường, giúp toàn bộ nhân viên từ nhà máy tới văn phòng cùng hành động theo bộ tiêu chuẩn ESG (môi trường, xã hội và quản trị doanh nghiệp).

* Thách thức không nhỏ

Tuy nhiên, sự chuyển dịch này cũng mang theo nhiều thách thức. Trước hết là tình trạng quá tải thông tin. Việc sử dụng đồng thời nhiều kênh thông tin - từ email, tin nhắn nội bộ, bảng tin điện tử đến họp trực tuyến - khiến không ít nhân viên cảm thấy “bội thực” thông tin, ảnh hưởng đến năng suất và khả năng tiếp nhận các thông điệp quan trọng. Nghiên cứu của McKinsey cho thấy nhân viên văn phòng trung bình mất gần 1/3 thời gian làm việc chỉ để xử lý thông tin từ email mỗi tuần.